Электронные трудовые книжки с 2020 года

Очередное нововведение ждет россиян. В отечественное законодательство будет внесено ряд поправок, предусматривающих переход на электронные трудовые книжки с 2020 года. Любые перемены, осуществляемые даже в благих целях, несут с собой определенные неудобства, связанные с переходным периодом. Для каких целей осуществляется перевод на цифровой формат, какие обязанности и возможности появятся у работников, работодателей и госорганов власти в 2020 году приведено ниже.

В чем цель перехода

Мероприятие реализуется в рамках национального проекта «Цифровая экономика» в результате перехода на электронные трудовые книжки должны быть получены следующие положительные результаты:

  • минимизируется риски утраты сведений о трудовой деятельности работников (сейчас они высоки в случае утраты бумажного носителя);
  • повысится дисциплина работодателей в части обязательности заполнения информации;
  • повысится точность информации;
  • уменьшатся расходы на администрирование данных;
  • появится возможность быстрого использования (в том числе дистанционного) электронной информации для различных целей работодателями, работниками и государственными органами.

Принятие законопроекта об электронных трудовых книжках близко к финальной черте, 21 ноября он прошел второе чтение в Госдуме, в ходе которого добавлены дополнительные права работникам в части корректировки недостоверной информации.

После реализации проекта данные о своей работе граждане смогут получать как у своего последнего работодателя, так и в территориальных органах Пенсионного фонда России (ПФР), многофункциональных центрах обслуживания, личных кабинетах на сайтах ПФР и Едином портале государственных услуг.

Необходимость перевода

По мнению экспертов практиков переход на электронные трудовые книжки имеет как плюсы, так и минусы, в частности электронная трудовая книжка для:

  • работника — это возможность оперативного доступа к максимально достоверным данным о своей работе, использования этой информации дистанционно при трудоустройстве, оформлении пенсии, получении государственных услуг;
  • работодателя — минимизация ошибок при фиксации сведений о работниках, повышение уровня защищенности персональных данных, возможность получения сводной аналитики, оптимизация расходов на кадровое делопроизводство, минимизация рисков, связанных с процедурой обращения с книжками;
  • государственных органов — повышение оперативности получения сводных аналитических данных о гражданах, получение дополнительных рычагов контроля соблюдения работодателями законодательства, исключение двойственности в учете стажа работы граждан.

Как будет осуществляться перевод

Планируется, что к началу 2020 года будет откорректировано трудовое законодательство и урегулированы все технические аспекты. Перевод на фиксацию сведений о трудовой деятельности в электронном виде с бумажных носителей будет осуществляться поэтапно. Инициатором изменений выступает Минтруд, законопроект об электронной трудовой книжке и изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации готовят его структуры.

Формироваться базы данных, содержащие информацию о трудовой деятельности работников будут в информационной системе ПФР. На первом этапе работодатели будут обязаны предоставлять только новые, формируемые 2020 г., сведения (аналогичные данным в бумажном документе): место и периоды работы, должность (профессия, специальность), квалификация, даты приема, переводов, увольнения, основания расторжения договора.

На втором этапе работодатели должны будут ввести всю информацию с бумажных документов в базу данных ПФР посредством формирования и передачи в ведомство файлов, содержащих историю о деятельности персонала.

Начало третьего этапа — 2021 год. С этого времени все данные будут заполняться только в цифровом виде. Правда, для организаций существующих до начала третьего этапа и граждан, поступивших на работу до 2021 года, будет сохранена возможность параллельного учета, на бумаге и в цифровой форме. На четвертом этапе, который начнется с 2027 года, планируется полный отказ от традиционного способа учета.

Как перейти на цифровой формат

Хотя соответствующие законодательные акты, затрагивающие формат учета отношений с трудящимися и отчетности перед государством, связанные с появлением электронной трудовой книжки, еще не приняты работодателям уже стоит начать подготовительную работу по переводу на них. В соответствии с законопроектом о введении электронных трудовых книжек и комментариями от авторов нововведения, в следующем году необходимо сделать следующее:

  1. Письменно уведомить сотрудников об изменениях в законодательстве и соответственно об изменениях процедур, осуществляемых в рамках трудовых отношений. В данном уведомлении следует предупредить о возможности сохранения бумажной формы ведения книжек для сотрудников организации, поступивших на работу до 2021 года.
  2. Нужно начать переговоры с представительным органом работников по внесению корректировок в коллективный договор, локальные нормативные акты, договоры с сотрудниками в части регулирования кадрового делопроизводства.
  3. Подготовиться к передаче бумажных книжек сотрудникам, которые не изъявят желание в параллельном учете информации о своей работе. Также желательно подготовить персонал кадровой службы к выполнению обязанностей в новых условиях. Возможно, для этих целей ПФР или образовательные учреждения организуют специализированные курсы.

Новый регламент работы с ПФР

Начиная с февраля 2020 года все работодатели должны будут наполнять и предоставлять в Пенсионный фонд РФ новую форму отчетности СЗВ-ТД. Эта информация в ПФР и сформирует электронную трудовую книжку работника.

Форму СЗВ-ТД необходимо будет формировать и направлять в ПФР до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В данном массиве информации будут данные на сотрудников (в том числе уволенных в данном периоде) в отношении которых, в отчетном периоде проводились какие-либо кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод, присвоение разряда, поощрения за достижения, взыскания, аттестация и т.д.). Представляться форма будет как в электронном, так и в бумажном виде. Данная форма может подаваться исключительно в бумажном виде, но только для нанимателей, имеющих в подчинении менее 25 работников.

Кроме того, по запросу сотрудников или в день увольнения, работодатели будут обязаны формировать и предоставлять как в электронной, так и в бумажной форме отчет СЗИ-ТД. В нем будут содержаться все сведения о деятельности человека в качестве работника в конкретной организации. При выдаче его будут заверять электронной цифровой подписью и печатью.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий будет добавлен после проверки модератором.